Управление отчетами о состоянии в Project Web App

Введение в управление отчетами о состоянии

Отчеты о состоянии предоставляют простой метод для передачи описательной информации о состоянии определенных задач или всего проекта. Отчеты о состоянии — это описание состояния или хода выполнения назначенных задач, они позволяют автоматизировать запросы и получение информации о состоянии. Руководители проектов могут отправлять участникам рабочей группы запросы отчета о состоянии, после чего они предоставляют запрошенную информацию. Участники группы также могут инициировать передачу отчетов о состоянии. Руководители проекта могут настроить отчеты о состоянии так, чтобы получать отдельные пакеты или объединенный отчет о состоянии со всеми ответами в одном запросе. Вы можете управлять отчетами о состоянии, в том числе запросами отчетов о состоянии на странице "Отчеты о состоянии" Project Web App.

Отчеты о состоянии в Project Web App позволяют заинтересованным лицам проекта отправлять отчеты о состоянии любым пользователям, вовлеченным в проект (если они являются пользователями Project Web App), для предоставления информации о состоянии их задач. При настройке отчетов о состоянии вы можете выполнить следующие действия:

• указать заголовок отчета о состоянии и частоту его получения;

• определить участников группы, которые будут получать запрос отчета о состоянии и отвечать на него;

• определить информацию, которую участники группы будут указывать в отчете;

• отправить запрос.

В следующей таблице перечислены разрешения Microsoft Project Server 2010, необходимые пользователям Microsoft Project профессиональный 2010 и Microsoft Project Web App (PWA) для работы с отчетами о состоянии.

Таблица 6. Необходимые разрешения

Отчеты о состоянии обычно отправляются на регулярной основе по расписанию. Например, руководитель проекта может получать еженедельный отчет о состоянии от каждого участника рабочей группы, которому назначена задача в проекте. Форма отчета о состоянии по умолчанию содержит заголовки, такие как "Основные достижения", "Цели на следующий период" и "Срочные вопросы". Однако их можно настроить в соответствии с потребностями различных организаций.

На странице "Отчеты о состоянии" вы можете выполнять указанные ниже действия.

• Запросы.   Позволяет руководителям проектов и заинтересованным лицам создавать шаблон отчета и отправлять запрос о состоянии участникам рабочей группы для получения сведений о ходе выполнения. Вы можете создать новый отчет о состоянии для своей группы, изменить текущий отчет о состоянии, удалить запрос, просмотреть отдельные или объединенные ответы на запросы.

• Ответы.   Позволяет участникам группы отвечать на отчет о состоянии, присланный руководителем проекта или любым другим пользователем Project Web App.

• Отправить незапрошенный отчет.   Позволяет любому заинтересованному лицу проекта вернуть запрос состояния или определить и отправить отчет о состоянии выбранным заинтересованным лицам в Project Web App. Пользователи могут ответить на запросы отчета о состоянии и отправить незапрошенный отчет.

• Просмотр архива отправленных отчетов о состоянии.   Позволяет вам просматривать и редактировать отправленные и неотправленные отчеты о состоянии.

Предположим, что вам, как руководителю проекта, приходится создавать еженедельный отчет, описывающий общий ход выполнения проекта. С помощью функции Запросы вы можете настроить шаблон отчета о состоянии для участников рабочей группы, который предоставляет сведения о важных действиях в течение заданного периода времени. Вы можете настроить автоматическую отправку запросов отчета о состоянии через заданные интервалы участникам группы. Затем они уведомляются на домашней странице Project Web App о том, что они должны ответить на запрос отчета о состоянии. Руководители проектов и участники групп также могут использовать функции Оповещения о задачах и Напоминания о задачах для настройки уведомлений и напоминаний по электронной почте. С помощью функции Ответы участники группы могут заполнить отчет о состоянии и отправить ответ руководителю проекта. Вы можете сгруппировать ответы, чтобы проверить скорость ответов на запрос отчета о состоянии и просмотреть объединенные ответы от участников группы.

Разрешения Изменение ответов на отчеты о состоянии или Изменение запросов на отчеты о состоянииProject Server должны быть предоставлены пользователям администратором Project Server для отправки отчетов о состоянии, просмотра отчетов, отправки незапрошенных отчетов о состоянии и управления запросами отчетов о состоянии. По умолчанию только у участников следующих групп безопасности Project Server есть разрешения, необходимые для запроса отчетов о состоянии просмотра групповых ответов: "Руководители", "Руководители проектов" и "Руководители ресурсов". Пользователи Project Web App могут отправить отчет о состоянии в ответ на запрос или самостоятельно.

Используйте следующие советы при создании отчетов о состоянии.

• Включайте имя отдела или имя проекта в заголовок отчета о состоянии.

• Project Server 2010 автоматически создает первый отчет о состоянии в день, указанный на страницах настройки отчета о состоянии, и создает отчеты о состоянии в первый день каждого периода отчетности после этого.

Запрос и обновление отчетов о состоянии

Вы можете запрашивать и обновлять отчеты о состоянии на странице "Отчеты о состоянии" в Project Web App. Отчеты о состоянии — это формы, используемые участниками группы для предоставления указанной информации о текущем состоянии их работы. В отличие от обновления задач отчеты о состоянии не связаны с проектом, не содержат информацию о проекте (если она не добавлена в текст самого отчета) и их нельзя использовать для обновления расписания проекта. Отчеты о состоянии можно использовать для предоставления подробных сведений о достижениях, целях, проблемах и других факторах, влияющих на работу участников группы. При создании запроса на отчет о состоянии необходимо определить разделы, которые он будет содержать, пользователей, которые должны ответить на него, и частоту его отправки и ответов на него.

При запросе отчета о состоянии на домашней странице и странице "Отчеты о состоянии" пользователя в Project Web App отображается уведомление. Пользователь может ответить на запрос отчета о состоянии, выбрав этот отчет на одной из данных страниц. Участники группы могут отправить незапрошенные отчеты о состоянии по любой тематике в разделе Ответы с помощью параметра Отправить незапрошенный отчет. При этом откроется страница, на которой участники группы могут создать отчет о состоянии и отправить его соответствующему пользователю Project Web App.

Запрос отчета о состоянии

1. На домашней странице Project Web App в панели быстрого запуска в разделе Ресурсы щелкните Отчеты о состоянии.

2. На странице "Отчеты о состоянии" в разделе Запросы нажмите кнопку Создать и выберите команду Создать запрос.

3. В разделе Название отчета в поле Название введите название нового отчета о состоянии.

4. В разделе Частота укажите частоту отправки отчета о состоянии, а также день недели, месяц или год для отправки отчета.

5. В разделе Начальная дата в поле Начало введите начальную дату периода отчета о состоянии.

6. В разделе Ресурсы в списке Доступные ресурсы выберите ресурсы, которые должны ответить на запрос отчета о состоянии.

   Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить ресурсы в список Ресурсы, которые должны отвечать.

   Выбранные ресурсы отображаются в списке Ресурсы, которые должны отвечать.

7. Чтобы удалить ресурс из списка Ресурсы, которые должны отвечать и вернуть его в список Доступные ресурсы, выделите имя ресурса и нажмите кнопку Удалить.

8. Чтобы создать разделы отчета о состоянии, нажмите кнопку Вставить раздел и укажите темы, которые ресурсы должны включить в отчет, введя заголовок и краткое описание каждого раздела отчета о состоянии. По умолчанию указаны три заголовка: Основные достижения, Цели на следующий период и Срочные вопросы. Вы можете удалить эти строки, изменить имя и ввести описание.

   Выполните указанные ниже действия.

   • В столбце Имя введите имена разделов отчета о состоянии, например Новый раздел для информации.

   • В столбце Описание введите текст описания, например Введите дополнительную информацию о проекте.

   • Нажмите кнопку Вставить раздел, чтобы вставить строку в нижней части списка.

   • Нажмите кнопку Удалить раздел, чтобы удалить выбранную строку.

9. Чтобы отправить запрос отчета о состоянии участникам группы, нажмите кнопку Отправить. Нажмите кнопку Отмена, чтобы завершить создание отчета о состоянии без сохранения изменений.

   Новый отчет о состоянии теперь доступен на странице "Отчеты о состоянии" в разделе Запросы.

Изменение запроса отчета о состоянии

1. На странице "Отчеты о состоянии" в Project Web App в разделе Запросы выберите строку с именем отчета о состоянии, который нужно изменить. Нажмите кнопку Изменить запрос.

2. После завершения нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить отчет о состоянии пользователям, указанным в списке Ресурсы, которые должны отвечать.

Просмотр отчетов о состоянии

Вы можете просматривать отдельные отчеты о состоянии участников группы в виде группового отчета о состоянии, а также просмотреть незапрошенные отчеты. Вы можете использовать функцию Группировать объединенные отчеты по для просмотра объединенных ответов на запрос отчета о стоянии по имени ресурса или дате ответа. Уведомление также отображается на домашней странице в Project Web App, если вы запросили отчет о состоянии.

Кнопка Просмотреть ответы отображает пользователей, ответивших на запрос отчета о состоянии, сгруппированных по отчетному периоду. Значки указывают, был ли отчет отправлен и был ли он объединен с другими отчетам.

Различные отчеты создаются при отправке незапрошенных отчетов о состоянии или когда участник группы, не относящийся к проекту, был скопирован в незапрошенном отчете о состоянии. Вы можете получить к ним доступ на странице "Отчеты о состоянии" в разделе Ответы, выбрав Отчет о состоянии: разное в раскрывающемся списке Перейти.

Ответы можно экспортировать в Word на странице "Ответы на отчеты о состоянии" или их можно экспортировать в Excel в разделе "Запросы" в раскрывающемся списке Действие на странице "Отчеты о состоянии".

Просмотр ответов на отчеты о состоянии

1. На странице "Отчеты о состоянии" в Project Web App щелкните имя отчета в разделе Запросы.

2. На странице Просмотр ответов выделите все ответы ресурса, которые нужно просмотреть в объединенном файле, и нажмите кнопку Открыть.

3. На странице "Ответы на отчет о состоянии" отображаются объединенные или отдельные ответы в зависимости от выбранного представления информации. Выберите команду Экспорт в Microsoft Word, чтобы извлечь ответы из Project Web App и экспортировать их в Word.

   • Для просмотра сведений об одном пользователе Project Web App выберите пользователя и нажмите кнопку Открыть.

   • Для добавления сведений об одном пользователе Project Web App в объединенный отчет о состоянии выберите пользователя и нажмите кнопку Объединить.

   Примечание

   Ожидающие ответы на отчет о состоянии также указываются на домашней странице Project Web App сразу после входа в систему.

Просмотр архива отчетов о состоянии

Архив отчетов о состоянии содержит все отчеты, отправленные или полученные текущим пользователем. Этот архив позволяет открывать, просматривать и обновлять эти отчеты. Так можно добавить текст в каждый раздел, обновив исходные комментарии. Если нажать кнопку Отправить, выбранный отчет о состоянии будет повторно отправлен в архив отчетов о состоянии.

Просмотр архива отчетов о состоянии

1. На странице "Отчеты о состоянии" в разделе Ответы выберите Отчет о состоянии: архив в раскрывающемся списке Перейти.

2. Для просмотра определенного отчета о состоянии в архиве щелкните имя отчета в столбце Отчет. После выбора отчета вы можете выполнить следующие действия:

   • добавить информацию в отчет о состоянии;

   • добавить новый раздел в отчет.

     Представление обновления откроется с новым разделом, в котором вы можете ввести обновленную информацию об отчете о состоянии. Чтобы добавить еще один раздел в обновленный отчет о состоянии, нажмите кнопку Добавить раздел. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить обновленный отчет в архиве отчетов о состоянии. Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить отчет о состоянии пользователю Project Web App, указанному в поле Кому.

   • Чтобы вернуться на страницу "Отчет о состоянии", выберите ссылку Отчет о состоянии в разделе Ресурсы левого столбца навигации Project Web App.

Другие главы

Дополнительные сведения см. в других главах этого руководства:

• Навигация по Project Web App

• Управление проектами в Project Web App

• Управление ресурсами в Project Web App

• Управление обновлениями задач в Project Web App

• Управление проблемами, рисками и документами в Project Web App

• Настройка уведомлений и напоминаний по электронной почте в Project Web App

See Also

Concepts

Руководство руководителя проектов Microsoft Project Server 2010 по Project Web App