• Статья

Управление проблемами, рисками и документами в Project Web App

 

Применимо к: Project Server 2010

Последнее изменение раздела: 2012-01-06

Резюме.  В шестой из восьми статей описывается использование Microsoft Project Web App для работы с данными Microsoft Project Server 2010 и выполнения задач по управлению проектами.

Применимо к:  Project Server 2010 | Project Web App

Содержание:

  • Введение в управление проблемами, рисками и документами

  • Риски проекта

  • Проблемы проекта

  • Документы проекта

Введение в управление проблемами, рисками и документами

Красота Решение EPM заключается в возможностях совместной работы, встроенных в продукт в виде компонентов, внедренных в набор решений. Эта функция была значительно улучшена за счет использования Microsoft SharePoint Foundation в качестве платформы, в которой можно лучше управлять совместной работой группы.

Артефакты проекта, такие как риски, проблемы и документы, можно хранить, связывать и прикреплять к проектам и задачам. Сайт (дочерний сайт) проекта создается автоматически при публикации плана проекта в среде Microsoft Project профессиональный 2010. Каждый дочерний сайт создается с собственной библиотекой, что позволяет связывать риски, проблемы и документы.

При использовании Microsoft Project Server 2010 включены следующие возможности совместной работы:

  • Риски.   Для управления рисками требуется определять и отслеживать события и условия, которые потенциально могут повлиять на будущее планирование проекта, в упреждающем режиме. Риски можно оценивать по степени серьезности и назначать оценку вероятности их появления.

  • Проблемы.   Проблемы можно использовать для отслеживания рабочих элементов, которые сложно идентифицировать как назначения или задачи в проектах. Руководители проектов, ресурсов и ведущие сотрудники группы могут затем определить, повлияют ли проблемы на проект, и разработать стратегии для управления проблемами до их эскалации.

  • Документы.   Библиотека документов предоставляет участникам групп место для совместной работы и совместного использования документов и других артефактов проекта с другими участниками проектной группы.

  • Сайт проекта.   Сайт проекта может существовать для каждого проекта, сохраненного в базе данных Project Server. Сайт проекта позволяет использовать дополнительные возможности для совместной работы (например, объявления, оповещения, результаты и возможность связывать их с задачами проекта), предоставляя веб-сайт для каждого проекта, что делает возможности SharePoint Foundation доступными для проектной группы.

Руководителю проектов важно знать, как управлять возможностями для совместной работы контролируемых сайтов проекта.

Риски проекта

Риски — это события или условия, которые могут положительно или отрицательно повлиять на результаты проекта. Во многом управление рисками критически важно для успеха управления проектами. Для управления рисками требуется определять и отслеживать события и условия, которые потенциально могут повлиять на будущее планирование проекта, в упреждающем режиме. Выявление рисков отличается от отслеживания проблем, так как при этом определяется событие или условие, которое может повлиять на результат проекта, а не отслеживается фактическое влияние на результат проекта. Риски могут существовать в настоящем времени и могут иметь 100% вероятность. Риски также могут существовать в далеком будущем и иметь 100% вероятность того, что они станут фактором в жизненном цикле проекта.

Риски проекта можно отправлять и отслеживать на сайте проекта. Это улучшает взаимодействие между участниками группы и предоставляет центральный репозиторий для проблем. Доступ к рискам можно получить в Microsoft Project Web App (PWA).

Добавление рисков проектов

Для добавления риска проекта в Project Web App используется приведенная далее процедура.

Добавление риска проекта

  1. В Центре проектов выберите проект и нажмите кнопку Сайт проекта, затем щелкните проект, в котором будет храниться информация о рисках.

  2. После открытия сайта проекта щелкните параметр Риски на панели быстрого запуска.

  3. После открытия страницы Риски щелкните Добавить новый элемент.

  4. Укажите информацию о рисках в поле Шаблон риска (системный администратор может изменить этот шаблон).

  5. Вы можете прикрепить файл к этому риску или связать элементы с этим риском, нажав соответствующую кнопку на ленте Риск.

Просмотр рисков и управление ими

Используйте следующую процедуру для просмотра рисков проекта, назначенных вам. При просмотре риска вы можете изменить его, например добавить элемент, удалить или изменить разрешения.

Просмотр назначенных рисков

  1. В панели быстрого запуска Project Web App щелкните Проблемы и риски.

  2. Щелкните имя проекта с риском, который нужно открыть.

  3. На странице сайта Риски выберите риск, который нужно просмотреть или изменить.

  4. На этой форме вы можете добавить новый элемент, изменить риск, удалить риск, а также управлять разрешениями или установить оповещение с помощью механизмов уведомлений SharePoint Foundation, если он включен.

Проблемы проекта

Отслеживание проблем может быть важной частью управления проектами. Проблемы можно использовать для отслеживания рабочих элементов, которые сложно идентифицировать как назначения или задачи в проектах. Участники группы и руководители проектов могут использовать страницу проблем на сайте проекта. Руководители проектов, ресурсов и ведущие сотрудники группы могут затем определить, повлияют ли проблемы на проект, и разработать стратегии для управления проблемами до их эскалации.

Добавление проблем проектов

Для добавления проблемы проекта в Project Web App используется приведенная далее процедура.

Добавление проблемы проекта

  1. В Центре проектов выберите проект и нажмите кнопку Сайт проекта, затем щелкните проект, в котором будет храниться информация о проблемах.

  2. После открытия сайта проекта щелкните параметр Проблемы на панели быстрого запуска.

  3. После открытия страницы "Проблемы" щелкните Добавить новый элемент.

  4. Укажите информацию о проблемах в поле Шаблон проблемы (системный администратор может изменить этот шаблон).

  5. Как и с рисками, вы можете прикрепить файл к этому риску или связать элементы с этой проблемой, нажав одну из кнопок на ленте Проблемы.

Просмотр проблем и управление ими

Используйте следующую процедуру для просмотра проблем проекта, назначенных вам. На странице сведений о проблеме вы можете добавить элементы в проблему, удалить проблему и изменить разрешения проблемы.

Просмотр назначенных проблем

  1. На домашней странице Project Web App щелкните Проблемы и риски.

  2. Щелкните проблему проекта, которую нужно открыть.

  3. На странице Проблемы выберите проблему, которую нужно просмотреть или изменить.

  4. На этой форме вы можете добавить новый элемент, изменить проблему, удалить проблему, а также управлять разрешениями или установить оповещение с помощью механизмов уведомлений SharePoint Foundation, если он включен.

Документы проекта

В Project Server 2010 управление документами интегрировано в общие процессы управления проектами за счет внедрения библиотеки документов SharePoint. Библиотеку документов можно связать с любым проектом, опубликованным в базе данных Project Server, и она предоставляет участникам группы место для совместной работы и совместного использования документов (в том числе Microsoft Word, Microsoft Excel и многих других типов и форматов документов) за рамками проекта. Помимо библиотек документов можно использовать открытую библиотеку для хранения документов, связанных со всеми проектами в организации.

Вы можете получить доступ к функции управления документами Project Server 2010, щелкнув ссылку "Библиотеки" в Project Web App, выбрав Общие документы или непосредственно открыв сайт проекта в Project Web App. Вы можете создать библиотеки документов для каждого проекта, опубликованного на сайте проекта. Документы используются для записи неструктурированной информации по проекту, которая в другом случае недоступна в типичном проекте.

Добавление документов проектов

Используйте следующую процедуру для добавления документа в библиотеку документов на сайте проекта.

Добавление документа проекта

  1. В Центре проектов выберите проект, который нужно открыть в сайте проекта, а затем нажмите кнопку Сайт проекта на ленте.

  2. После открытия сайта проекта щелкните параметр Документы проекта на панели быстрого запуска.

    Откроется страница "Документы проекта".

  3. После открытия страницы "Документы проекта" щелкните Добавить документ, чтобы загрузить или импортировать один или несколько файлов в список документов. Вы также можете изменить настройки списка и разрешения, щелкнув вкладку Библиотека и Параметры библиотеки.

  4. Здесь можно просмотреть или изменить свойства, изменить разрешения, редактировать или удалить документ, отправить его, если электронная почта включена, извлечь документ (функция SharePoint Services, управляющая версиями) или задать оповещение (для любого изменения документа).