Настройка уведомлений и напоминаний по электронной почте в Project Web App
Применимо к: Project Server 2010
Последнее изменение раздела: 2015-03-09
Резюме. В последней из восьми статей описывается использование Microsoft Project Web App для работы с данными Microsoft Project Server 2010 и выполнения задач по управлению проектами.
Применимо к: Project Server 2010 | Project Web App
Содержание:
Введение в настройку уведомлений и напоминаний по электронной почте в Project Web App
Обзор уведомлений и напоминаний по электронной почте
Настройка личных уведомлений и напоминаний
Настройка уведомлений и напоминаний для ресурсов
Введение в настройку уведомлений и напоминаний по электронной почте в Project Web App
Вы можете использовать уведомления по электронной почте, чтобы узнавать об изменениях в проектах или необходимых действиях для проектов, которые принадлежат вам, или ресурсов, которыми вы управляете. Вы можете использовать напоминания, чтобы узнавать о предстоящих или просроченных задачах, за которые отвечаете вы или ваши ресурсы. Оповещения и напоминания инициируются определенными событиями в Microsoft Project Server 2010, которые создают сообщения электронной почты, отправляемые на соответствующие учетные записи электронной почты пользователей. На страницах "Управление моими оповещениями и напоминаниями" и "Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса" можно настроить то, как ваши ресурсы оповещаются об изменениях, связанными с вашими задачами, отчетами о состоянии или сбоях заданий в очереди. Получаемые уведомления могут содержать гиперссылки на соответствующие страницы в Project Web App (PWA), на которых получатели уведомления или напоминания могут выполнить дополнительные действия.
Примечание
Страница "Управление моими оповещениями и напоминаниями" настраивается на уровне пользователей. Каждый пользователь Project Web App должен подписываться на свои собственные уведомления и отписываться от них. В некоторых случаях в зависимости от параметров безопасности руководитель ресурсов может использовать страницу "Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса" для настройки уведомлений и напоминаний по электронной почте для управляемых ресурсов.
В следующей таблице перечислены разрешения Project Server 2010, необходимые пользователям Microsoft Project профессиональный 2010 и Project Web App для настройки уведомлений по электронной почте.
Таблица 7. Необходимые разрешения
| Глобальное разрешение | Описание |
|---|---|
Управление оповещениями и напоминаниями |
Позволяет пользователю управлять настройками уведомлений и напоминаний в параметрах сервера Project Web App. |
Управление личными уведомлениями |
Предоставляет пользователю доступ к ссылке Управление моими оповещениями и напоминаниями в разделе Личные параметры столбца навигации Project Web App. |
Управление уведомлениями ресурсов |
Предоставляет пользователю доступ к ссылке Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса в разделе Личные параметры столбца навигации Project Web App. |
Обзор уведомлений и напоминаний по электронной почте
Уведомления создаются многими событиями, инициируемыми пользователями. Этими событиями могут быть действия других участников группы и руководителей проектов. Например, руководитель проекта, отправляющий новую задачу для ресурса, может инициировать уведомление для участника группы, который назначен задаче, чтобы он или она были в курсе изменений и могли отреагировать на новое назначение.
Следующие действия пользователей могут привести к созданию уведомлений по электронной почте:
публикация;
переназначение задач;
обновление задач;
создание задач;
просроченные задачи;
запросы отчета о состоянии;
ответы с отчетом о состоянии;
просроченные отчеты о состоянии;
открытие новой проблемы;
открытие нового риска;
назначение проблемы;
изменение проблемы;
изменение документа (создание, удаление, изменение);
делегирование списка задач;
сбои заданий в очереди.
По умолчанию следующие действия инициируют уведомления по электронной почте. (Пользователи не могут отписаться от этих уведомлений):
отклоненные назначения (ресурсом);
отклоненные обновления задачи (руководителем);
отклоненные новые задачи (руководителем);
отклоненные обновления календаря (руководителем);
отклоненные запросы переназначения задачи (руководителем);
отклоненные удаления задачи (руководителем);
удаление из отчета о состоянии (руководителем).
Напоминания инициируются запланированными событиями. Например, если задача должна быть завершена ресурсом к определенной дате, ресурсу отправляется напоминание с указанием текущего состояния задачи. Project Server 2010 проверяет наличие напоминаний и отправляет их с интервалом, указанным пользователем или руководителем ресурса или проекта с правами для управления оповещениями и напоминаниями ресурса.
Пользователи Project Web App могут сами указать, когда Project Server отправляет уведомления и напоминания по электронной почте. Руководители проектов и ресурсов могут задать уведомления и напоминания для себя и участников их рабочих групп. Участники группы не могут отписаться от уведомлений и напоминаний по электронной почте, настроенных руководителем проектов или ресурсов.
В разделе Личные параметры Project Web App столбца навигации Project Web App представлены следующие ссылки, которые можно использовать для настройки уведомлений и напоминаний по электронной почте:
Управление моими оповещениями и напоминаниями. Используйте эту ссылку для настройки уведомлений по электронной почте об изменениях ваших задач и отчетов о состоянии. Уведомления для задач и отчетах о состоянии настраиваются отдельно.
Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса. Используйте эту ссылку для настройки уведомлений по электронной почте об изменениях задач и отчетов о состоянии ваших ресурсов.
По мере выполнения проекта может понадобиться изменить тип и частоту уведомлений и напоминаний по электронной почте. Например, вы можете сначала установить более длительные напоминания для просроченных задач (например, несколько дней или недель), а затем уменьшить период при приближении к дате завершения проекта, чтобы напоминания отправлялись, когда задача будет просрочена. Вы также можете захотеть отписаться от уведомлений.
Уведомления и напоминания по электронной почте для задач, проектов, ресурсов, отчетов о состоянии и обновлениях настраиваются администратором Project Server. Кроме того, уведомления и напоминания можно настроить.
Настройка личных уведомлений и напоминаний
Все пользователи Project Web App могут настроить типы уведомлений и напоминаний по электронной почте, которые они хотят получать.
Подписка на личные уведомления и оповещения
Вы можете настроить собственные личные уведомления и оповещения по электронной почте с помощью следующей процедуры.
Подписка на личные уведомления и оповещения
На домашней странице Project Web App в панели быстрого запуска щелкните Личные параметры, затем выберите параметр Управление моими оповещениями и напоминаниями.
Примечание
Адрес электронной почты, на который отправляются оповещения, указан в верхней части страницы "Управление моими оповещениями и напоминаниями" рядом с полем Адрес электронной почты.
Для настройки оповещений для задач разверните раздел Задачи и задайте следующие параметры.
Если вы хотите получать сообщение электронной почты сразу после указанных событий, в разделе Оповещать меня немедленно при установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения при получении новых назначений или изменении ваших задач.
Если вы хотите получать сообщения через заданный интервал, в разделе Напоминания о задачах установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения перед началом задач, до того как задачи станут просроченными, для незавершенных задач и просроченных задач. Для каждого интервала укажите частоту.
Для настройки оповещений для отчетов о состоянии разверните раздел Отчеты о состоянии и задайте следующие параметры.
Если вы хотите получать сообщение электронной почты сразу после указанных событий, под заголовком Оповещать меня немедленно при установите флажок получении мною нового запроса на отчет о состоянии, чтобы отправлять оповещения при получении нового запроса отчета о состоянии.
Если вы хотите получать сообщения через заданный интервал, в разделе Напоминания об отчетах о состоянии установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения, когда отчеты о состоянии приходят в срок, когда они становятся просроченными и когда они передаются или становятся просроченными. Для каждого интервала укажите частоту.
Чтобы получить оповещения о сбоях заданий в очереди, разверните раздел Сбои заданий в очереди и установите или снимите флажок Оповещения о сбоях заданий в очереди.
Если для Project Server 2010 установлены многоязыковые пакеты интерфейса пользователя (MUI), выберите язык, на котором вы хотите получать сообщения, в раскрывающемся меню Языковые настройки.
Нажмите кнопку Сохранить.
Отписка от личных уведомлений и оповещений
Если вы больше не хотите получать личные уведомления и оповещения по электронной почте, выполните следующие действия.
Отписка от личных уведомлений и оповещений
На домашней странице Project Web App в панели быстрого запуска щелкните Личные параметры, затем выберите параметр Управление моими оповещениями и напоминаниями.
Примечание
Адрес электронной почты, на который отправляются оповещения, указан на странице "Оповещать меня о моих задачах и отчетах о состоянии" рядом с полем Адрес электронной почты.
Чтобы отписаться от оповещений для задач, разверните раздел Задачи и снимите флажок для соответствующего типа оповещения.
Чтобы отписаться от оповещений для отчетов о состоянии, разверните раздел Отчет о состоянии и снимите флажок получении мною нового запроса на отчет о состоянии и все флажки в разделе Напоминания об отчетах о состоянии.
Чтобы отписаться от оповещений для сбоев заданий в очереди, разверните раздел Сбои заданий в очереди и снимите флажок сбое любого моего задания в очереди.
Нажмите кнопку Сохранить.
Настройка уведомлений и напоминаний для ресурсов
Пользователи Project Web App, управляющие ресурсами, могут настроить отправку уведомлений и напоминаний по электронной почте для их ресурсов при выполнении определенных действий.
Подписка ресурсов на уведомления и оповещения по электронной почте
Если вы хотите настроить оповещения и уведомления для ресурсов, которыми вы управляете, выполните следующие действия.
Подписка ресурсов на уведомления и оповещения по электронной почте
На домашней странице Project Web App в столбце навигации щелкните Личные параметры, затем выберите параметр Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса.
Примечание
Адрес электронной почты, на который отправляются оповещения, указан на странице "Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса" рядом с полем Адрес электронной почты.
Для настройки оповещений для задач, назначенных ресурсам, разверните раздел Задачи участников моей группы и настройте следующие параметры.
Если вы хотите получать сообщение электронной почты сразу после указанных событий, в разделе Оповещения о задачах установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения, когда участники вашей группы отправляют новые задачи и назначения, переназначают или изменяют задачи.
Если вы хотите получать сообщения о предстоящих задачах через заданный интервал, в разделе Напоминания о задачах установите соответствующий флажок, чтобы отправлять напоминания перед датой окончания задач и отправлять оповещения только вам, участникам вашей группы или и вам, и участникам группы. Вы также можете указать число дней, недель или месяцев до даты окончания задачи для отправки уведомления.
Если вы хотите получать оповещения по электронной почте о просроченных задачах через заданные интервалы, в разделе Напоминания о задачах установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения, когда задачи становятся просроченными (и опять, пока задачи не будут завершены), и выберите соответствующий флажок, чтобы отправлять оповещения только вам, участникам вашей группы или и вам, и участникам вашей группы. Вы также можете указать число дней, недель или месяцев после даты окончания просроченной задачи, в течение которых высылается оповещения, а также частоту их получения до завершения задачи.
Если вы хотите получать сообщения по электронной почте о задачах, которые выполняются, но не включают в себя фактические трудозатраты, в разделе Напоминания о задачах установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения, когда задача начинается, но не сообщает о фактических трудозатратах, и отправлять оповещения только вам, участникам вашей группы или и вам, и участникам группы. Вы также можете указать число дней, недель или месяцев после начала выполнения задачи, в течение которых будут отправляться уведомления.
Для настройки напоминаний для отчетов о состоянии ресурса разверните раздел Отчеты о состоянии моего ресурса, Оповещения об отчетах о состоянии и задайте следующие параметры.
Если вы хотите получать сообщения сразу после того, как ресурсы отправляют отчет о состоянии, в разделе Оповещения об отчетах о состоянии установите соответствующий флажок.
Если вы хотите получать сообщения о предстоящих отчетах о состоянии, в разделе Напоминания об отчетах о состоянии установите соответствующий флажок, чтобы отправлять оповещения, когда наступает дата отправки отчета о состоянии ресурса, и отправлять оповещения только вам, только вашим ресурсам или и вам, и вашим ресурсам. Вы также можете указать число дней, недель или месяцев до даты отправки отчета о состоянии для отправки оповещения.
Если вы хотите получать уведомления по электронной почте о просроченных отчетах о состоянии через заданные интервалы, в разделе Напоминания об отчетах о состоянии установите соответствующие флажки, чтобы отправлять оповещения, когда отчет о состоянии становится просроченным (и пока отчет не будет отправлен), и отправлять оповещения только вам, участникам вашей группы или и вам, и участникам вашей группы. Вы также можете указать число дней после необходимой даты отправки отчета о состоянии, когда отправляется оповещение, а также частоту отправки напоминаний по электронной почте, которая выполняется до тех пор, пока не будет отправлен отчет о состоянии.
Если для Project Server 2010 установлены многоязыковые пакеты интерфейса пользователя (MUI), выберите язык, на котором вы хотите получать уведомления, в раскрывающемся меню Языковые настройки.
Нажмите кнопку Сохранить.
Отписка ресурсов от уведомлений по электронной почте
Если ресурсы настроены на получение личных уведомлений и оповещений по электронной почте, выполните следующие действия, чтобы отменить подписку.
Отписка ресурсов от уведомлений по электронной почте
На домашней странице Project Web App в столбце навигации щелкните Личные параметры, затем выберите параметр Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса.
Чтобы отписаться от оповещений для задач ресурсов, разверните узел Задачи участников моей группы и в разделе Оповещения о задачах снимите флажок для соответствующего типа оповещения, от которого вы хотите отписаться.
Чтобы отписаться от уведомлений по электронной почте, отправляемых, когда ваши ресурсы посылают отчеты о состоянии, разверните узел Отчеты о состоянии моих ресурсов и в разделе Оповещения об отчетах о состоянии снимите флажок отправляют отчеты о состоянии.
Нажмите кнопку Сохранить.
Другие главы
Дополнительные сведения см. в других главах этого руководства: