Escenarios básicos de planeación en soluciones y escenarios de BI

Artículo
04/20/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010 Enterprise

Última modificación del tema: 2011-01-28

Microsoft Office 2010 presenta cierta compatibilidad interesante para la planeación y la entrada de datos básica para las organizaciones. Los escenarios de planeación y entrada de datos se relacionan con la captura de datos que normalmente no existe en aplicaciones de software de línea de negocio (LOB) o de planeación de recursos empresariales e incluyen lo siguiente:

Datos relacionados con visiones futuras (planes, presupuestos y previsiones) de una organización
Datos ad hoc preparados y capturados de forma manual

Durante muchos años hasta la actualidad, los trabajadores de la información han usado ampliamente Microsoft Excel para respaldar los requisitos anteriores junto con las actividades de modelado de negocio más sofisticadas y complejas.

En este artículo:

Acerca de escenarios de planeación
Ventajas de la plataforma de inteligencia empresarial
Ámbito de la solución

Acerca de los escenarios de planeación

Planeación y entrada de datos básica

Los directores de departamento deben proporcionar información sobre la cantidad de nuevas contrataciones de personal planeadas y previstas.
Los directores de departamento deben proporcionar información sobre sus planes y previsiones de operaciones y gastos (OPEX).
Los directores de producto de marketing deben proporcionar datos comparativos relacionados con la cuota de mercado, los volúmenes de venta, los precios, los ingresos y las cifras financieras de competidores y productos de la competencia.
Los directores deben proporcionar datos de los objetivos para los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la organización.

Planeación y entrada de datos sofisticada

Un trabajador de la información tiene que generar un modelo de negocio que permita a otros directores evaluar rápidamente el perfil de riesgos de cómo los cambios en las hipótesis del negocio (por ejemplo, los volúmenes de venta, los precios de materias primas, etc.) pueden afectar a la rentabilidad, el flujo de efectivo y la estabilidad financiera.
Una organización debe permitir que los trabajadores de la información introduzcan nuevos proyectos de gastos de capital sujetos a deducciones y límites asignados sobre bienes de capital que se basan en criterios comparativos del proyecto calculado.
Una organización debe permitir a los responsables de adquisiciones y de planta modelar la cadena de suministro y la capacidad de producción según los volúmenes de ventas de demanda internacional desde la función de ventas y marketing a fin de optimizar la rentabilidad.
Una organización debe contar con previsiones de ventas semanales especificadas por la fuerza de ventas internacional de 2.000 vendedores con la revisión y aprobación del equipo de administración de ventas.
Requisitos complejos de seguridad para cientos y miles de usuarios.
Envío de grandes cantidades de datos por parte de los trabajadores de la información de cientos de actualizaciones de registros de hechos hasta más de cientos de miles.

Otras características de la planeación y entrada de datos básica en comparación con la sofisticada

Si tenemos en cuenta los ejemplos anteriores, existen otros aspectos que distinguen los escenarios de planeación y entrada de datos básica de aquellos de planeación y entrada de datos sofisticada. Entre ellos se incluyen las siguientes:

Estos escenarios no incorporan muchos de los cálculos de negocio y de las reglas en comparación con la cantidad de datos que se escriben.
Los trabajadores de la información principalmente escriben datos y no necesitan generar resultados calculados basados en la entrada de datos.
Los trabajadores de la información escriben datos numéricos y no introducen nuevos elementos de línea, detalles del producto, detalles del proyecto, detalles de nuevas contrataciones.
Los datos que escriben los trabajadores de la información requieren un proceso de revisión y aprobación mínimo o no requieren ninguno.
El modelo que se necesita para admitir la entrada de datos es un modelo único (normalmente una sola hoja en una hoja de cálculo de Excel) o, para decirlo de otra manera, el modelo tiene una dimensionalidad limitada de entre dos y cinco dimensiones con relativamente pocos miembros o elementos en cada dimensión.

Estos escenarios incorporan muchas reglas de cálculo y presentan mayor complejidad. Un solo cambio en un valor de entrada de datos puede generar un nuevo cálculo de todo el modelo. Por ejemplo, un cambio en el valor de un elemento como "Volumen de ventas planeado" requerirá ingresos por ventas, descuentos en función de las ventas, costos de ventas y partidas de gastos según el volumen que se debe volver a calcular. Esto a su vez, afectará a los niveles de ingresos, los márgenes de ganancia, el flujo de efectivo, etc.
En escenarios sofisticados, los trabajadores de la información a menudo requerirán un alto grado de interactividad con reglas y resultados calculados en los que deben ver los resultados calculados como parte de la entrada de datos (escenario hipotético)
En muchas situaciones que implican la planeación orientada a las personas y el proyecto, los trabajadores de la información no solo deben especificar los datos numéricos para el plan sino que además deben agregar nuevas personas y nuevos proyectos, y deben ser capaces de modificar detalles, por ejemplo, especificar el nivel de grado de una persona.
Los escenarios de planeación y entrada de datos sofisticada afectarán a los negocios potenciales y el resultado financiero de una organización, y es muy importante que la administración de la organización revise estos escenarios de forma adecuada en el nivel de los datos.
El modelado necesario para los escenarios de planeación sofisticada puede tener una complejidad que abarca lo siguiente:
- Varios modelos, que se compara con tener varias hojas en un libro de Excel libro y con hojas de cálculo de Excel vinculadas.
- Tener muchas dimensiones (más de cinco y de diez) por modelo para respaldar este escenario de planeación junto con las dimensiones que contienen los miembros o los elementos que van desde decenas de miles hasta más de cientos de miles.
- Variación de los detalles de jerarquías, como la planeación de la jerarquía de productos a nivel de marca y las previsiones en SKU.

Ventajas de la plataforma de inteligencia empresarial

Entonces ¿cuáles son los beneficios y ventajas de usar Microsoft Office 2010 y SQL Server 2008 R2 para escenarios de planeación y entrada de datos?

Office 2010 y SQL Server 2008 R2 ofrecen la notable capacidad de permitir la entrada de datos en un modelo de datos centralizado, concretamente SQL Server 2008 Analysis Services, que es compatible con las tablas de la base de datos relacional de SQL Server. ¿Por qué es importante?

Incluso en los escenarios de planeación y entrada de datos más básicos, en las organizaciones es habitual que varias personas tengan que escribir datos en el mismo formulario o la misma plantilla de entrada de datos (por lo general una hoja de cálculo de Excel). Esto implica lo siguiente:

Los trabajadores de la información tienen que crear varios libros para distribuir a otros trabajadores de la información para la entrada de datos.
Los datos posiblemente aparezcan duplicados en cada libro.
Realizar cambios y actualizaciones en un modelo de hoja de cálculo distribuida puede ser una tarea problemática, manual y agotadora.
No hay ninguna seguridad en el nivel de los datos dentro de los libros.
Los datos se almacenan por separado en diferentes libros y no hay una capacidad de almacenamiento central de los datos.
Agregar datos de muchos libros distribuidos puede ser una tarea problemática, manual y agotadora.
Los datos recolectados del proceso no se pueden volver a usar con facilidad sin que sea necesario manipularlos manualmente; por ejemplo, mediante copiar y pegar en otras aplicaciones.
Las reglas de negocio y las estructuras e hipótesis organizativas implementadas en cada libro agregan riesgos para la calidad de los datos.

Entonces ¿qué ventajas ofrece SQL Server como modelo de datos centralizado?

Como se señaló anteriormente, SQL Server 2008 Analysis Services proporciona un modelo de datos centralizado que facilita el mantenimiento y la actualización (por parte de usuarios técnicos), frente a las hojas de cálculo distribuidas.
La seguridad a nivel de los datos se puede aplicar al modelo de datos de Analysis Services al limitar qué usuarios pueden ver determinados datos y controlar en qué lugar pueden escribir datos.
Analysis Services es el motor OLAP líder del mercado y, al incluir jerarquías dentro de las dimensiones, los datos se agregan automáticamente.
Analysis Services es compatible con muchas herramientas y servicios de conectividad a datos de modo que los datos introducidos y almacenados se pueden volver a usar con otras aplicaciones.
Entre las ventajas de usar Excel 2010 con Analysis Services para la entrada de datos y la generación de informes se incluyen las siguientes:
- Los trabajadores de la información utilizan la conocida herramienta Excel para la entrada de datos a través de tablas dinámicas con capacidades de escritura diferida.
- Los trabajadores de la información pueden diseñar sus propios formularios de entrada de datos con un modelo de datos coherente y prescrito. Tenga en cuenta que en Excel 2010, la creación de tablas dinámicas con una región definida para la entrada de datos, como el área de entrada para un intervalo especificado de períodos de tiempo, no está disponible de forma nativa y debe realizarse con una personalización.
- Los trabajadores de la información pueden seguir usando todas las capacidades ad hoc que ofrece Excel.

Con SharePoint, la revisión y aprobación de documentos puede usarse para el flujo de trabajo de proceso.

Ámbito de la solución

Para el propósito de estos artículos, se diseñará una solución en torno a un conjunto de escenarios de planeación para una compañía ficticia llamada AdventureWorks. La solución se llamará Planeación de AdventureWorks.

Las compañías, organizaciones, productos, personas, ubicaciones y eventos de ejemplo aquí mencionados son ficticios. No se pretende indicar, ni debe deducirse, ninguna asociación con compañías, organizaciones, productos, personas, lugares o eventos reales.

Demostraremos cómo la solución basada en la plataforma de Microsoft 2010 puede satisfacer los siguientes requisitos de negocio para nuestra compañía ficticia

La planeación, la definición del presupuesto y las previsiones respaldarán el envío simultáneo de datos de parte de al menos 10 trabajadores de la información.
Se debe aplicar la seguridad de los datos por región geográfica.
La previsión se realiza con detalle mensual, la gestión presupuestaria con detalle anual.
El año fiscal comienza en enero de cada año.
La entrada de datos para la previsión se realiza al nivel de SKU del producto. (Tenga en cuenta que también puede escribir datos en varios niveles de una jerarquía, como en el nivel de marca del producto si la jerarquía se define como el equipo cliente mediante el uso de la funcionalidad de "miembro de datos" de SSAS; en nuestra solución, se mostrará la entrada en el nivel de SKU).
Entrada de datos realizada por diferentes geografías y en distintas monedas.
Vista financiera única de la organización en distintos tipos de moneda en todas las geografías (conversión de moneda).
Cargar datos reales del sistema de origen, prever el inicio del período después del cierre del período de cuenta y estirar hasta el final del año fiscal. El cierre del período de la cuenta cambia cada mes.
El Departamento de RR. HH. actualizará las tasas de pago por categoría salarial de forma anual.
Los directores de departamento usarán los preceptos de categoría salarial para ajustar y asignar el nuevo número de empleados.

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