Creación de una guía de funcionalidades de planeación para escenarios y soluciones de planeación de BI

Artículo
03/03/2017

Se aplica a: SharePoint Server 2010 Enterprise

Última modificación del tema: 2016-11-30

Creación de una guía de funcionalidades de planeación

Creación de formularios de planeación mediante listas de SharePoint

Las listas de SharePoint se usan para capturar datos de los trabajadores de la información (IW). Los datos introducidos en una lista de SharePoint se pueden traducir y cargar en otras partes del modelo de datos a través de un proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

Para crear una lista de SharePoint, debe tener los permisos correctos para crear listas, documentos y así sucesivamente. Desde la página principal de Microsoft SharePoint Server 2010, haga clic en Listas y, a continuación, haga clic en Crear. Se puede elegir entre varios tipos de lista, pero para la aplicación de ejemplo, se usará una lista personalizada.

Una vez en la página de lista principal, podemos empezar a crear las columnas del formulario. En Administrar vistas, haga clic en Crear columna para crear las reglas de validación de columnas, tipo de datos, configuración de columnas y título.

Una vez creadas todas las columnas, puede publicar y compartir la lista para que todos los usuarios de un grupo puedan recopilar datos. En este ejemplo, hemos configurado un plan de tasa de pago de Recursos Humanos que permite a los usuarios agregar nuevas filas y prever las tasas de pago para un determinado cargo. El usuario debería poder introducir datos a través de la entrada basada en formularios. Las listas de SharePoint también se integran con Microsoft InfoPath para crear formularios personalizados adicionales para entrada.

Configuración del flujo de trabajo de la planeación (un nivel)

Paso 1: Para crear un nuevo flujo de trabajo, haga clic en Editar en SharePoint Designer dentro del menú Acciones del sitio. Se abrirá SharePoint Designer en la página principal. Navegue hasta Flujos de trabajo en el panel de navegación lateral y, a continuación, haga clic en Flujo de trabajo reutilizable en Nuevo.

Paso 1a: Para Listas de SharePoint, se pueden crear flujos de trabajo de forma similar. Sin embargo, se requieren algunos pasos adicionales. Para crear un nuevo flujo de trabajo para Lista, haga clic en Editar en SharePoint Designer dentro del menú Acciones del sitio. Se abrirá SharePoint Designer en la página principal. Navegue hasta Flujos de trabajo en el panel de navegación lateral y, a continuación, haga clic en Listas y bibliotecas. En Configuración avanzada, seleccione Requerir aprobación del contenido para elementos enviados para los cambios en la Lista. Luego, se puede crear un nuevo flujo de trabajo haciendo clic en Crear, en los flujos de trabajo para las listas de esta biblioteca.

Paso 2: Proporcione un nombre y una descripción para el flujo de trabajo.

Paso 3: Comience con el flujo de trabajo del paso 1 (nombre: "First Level Task Assigned"), en Acciones, puede seleccionar Recopilar datos de un usuario. Al hacer clic en los Datos resaltados, se abre el Asistente para personalización de tareas. Proporcione un nombre y una descripción para la tarea, y agregue un campo personalizado para Estado de revisión. Esto puede configurarse como una lista desplegable de opciones para los estados Aprobado y Rechazado.

También es posible configurar otro campo para Comentarios del revisor, que se puede establecer para incluir varias líneas de texto.

Paso 4: Una vez definido el campo Datos se puede establecer el grupo de usuarios Usuarios en Aprobadores (o cualquier otro usuario o grupo preconfigurado). A continuación, se debe crear una nueva variable para los resultados de la colección. En este ejemplo, se usará el nombre “Document Review ID” y se dejará el tipo como “List Item ID”. Una vez completado, se configurarán las variables de flujo de trabajo para Estado de revisión y Comentarios de revisión.

Paso 5: Para Estado de revisión, debe hacer clic en Establecer variable de flujo de trabajo en Acción. A continuación, establezca "Estado de revisión" como el nombre de variable y seleccione el valor de cadena. Para el valor, seleccione lo siguiente:

“Asociación: lista de tareas” como el origen de datos
“Estado de revisión" como Campo del origen
“Identificador” como Campo
“Variable: Document Review ID” como Valor

Paso 6: Para Comentarios de revisión, debe hacer clic nuevamente en Establecer variable de flujo de trabajo en Acción. A continuación, establezca "Comentarios de revisión" como el nombre de variable y seleccione el valor de cadena. Para el valor, seleccione lo siguiente:

“Asociación: lista de tareas” como el origen de datos
“Comentarios de revisión" como Campo del origen
“Cadena” para Devolver campo como
“Identificador” como Campo
“Variable: Document Review ID” como Valor

Ahora que se ha completado el paso 1 para este flujo de trabajo, crearemos el paso 2 (nombre: "Final Level Approval") para las notificaciones de correo electrónico.

Paso 7: Comience por establecer un condicional en el paso 2. Para la primera cláusula if, establezca los siguientes valores:

“Variables y parámetros de flujo de trabajo” para origen de datos
“Variable: Estado de revisión” para Campo del origen

La condición "es igual a" se establecerá como "Aprobado" y, a continuación, se configurará una acción de Enviar correo electrónico. El correo electrónico se puede personalizar con la plantilla que desee. En este ejemplo, se establecerán las siguientes opciones dentro de la plantilla:

“Usuario que ha creado el elemento actual” en el campo Para
“Título del elemento actual” en el campo Asunto
“El documento ha sido aprobado” como Texto de cuerpo

Paso 8: Ahora se configurará unarama Else-If para una nueva condición para el estado Rechazar. Para configurar el estado Rechazado, siga las instrucciones del paso 7, pero establezca la condición "es igual a" en "Rechazado". Dentro de la plantilla de correo electrónico, el cuerpo del texto se puede cambiar para reflejar el estado Rechazado. Además, podemos agregar una búsqueda de la variable Comentarios de revisión para incluir los comentarios del revisor.

Paso 9: Ya se puede guardar este flujo de trabajo en su estado finalizado.

Configuración del flujo de trabajo de la planeación (varios niveles)

Entre el primer paso de aprobación inicial y el paso final de notificación por correo electrónico, se pueden configurar varios niveles de pasos de aprobación. Esto resulta útil en un proceso de aprobación de varios niveles implicados durante el proceso de planeación.

Paso 10: Configure un paso nuevo después de "First Level Task Assigned" y asígnele el nombre "First Level Approval & Second Level Assigned". Primero siga los pasos 7 y 8 para configurar notificaciones de correo electrónico para los aprobadores de segundo nivel.

Paso 11: Si el Estado de revisión es Aprobado, el envío se pasa al siguiente nivel de aprobadores. Ahora, se recopilará el estado de aprobación y los comentarios para el siguiente estado Aprobado. En la última acción dentro de la condición Aprobado, siga los pasos 3 a 6 para establecer el estado de aprobación y los comentarios.

Para recopilar datos del segundo nivel de aprobadores, debe tener un usuario o grupo definido para este rol. En este ejemplo, se ha configurado un nombre y una descripción para el nuevo conjunto de datos denominado "Second Level Manager Approval" a partir de un grupo denominado "Second Level Manager". También se han configurado nuevos nombres para los campos de formulario personalizados para que el usuario los complete:

Second Level Approval: establecido como lista desplegable de opciones para los estados Aprobado y Rechazado

Second Level Comments: establecido en varias líneas de texto

Estos dos campos de formulario se usan a continuación para establecer el Estado de revisión y los Comentarios de revisión, si están aprobados.

Si se rechaza el envío, el propietario que realizó el último envío, solo recibirá una notificación por correo electrónico. El colaborador volverá a enviar al aprobador del mismo nivel hasta que se apruebe.

Paso 12: Para niveles de aprobación adicionales necesarios dentro de este flujo de trabajo, se pueden repetir los pasos 10 y 11 para el usuario y los grupos adecuados.

Paso 13: Una vez que se ha agregado el flujo de trabajo a los flujos de trabajo disponibles en el entorno de SharePoint, se puede seleccionar el flujo de trabajo que hemos creado en la biblioteca de documentos. Dentro de la biblioteca de documentos, puede ir a Configuración del flujo de trabajo, en Biblioteca, y agregar un nuevo flujo de trabajo a la biblioteca.

Paso 14: Seleccione el flujo de trabajo recién creado, escriba un nombre único de flujo de trabajo y habilite el flujo de trabajo para que se inicie en todos los documentos creados recientemente. A continuación, se iniciará el flujo de trabajo recién creado en todos los documentos dentro de esta biblioteca.

Hay muchos componentes en el flujo de trabajo que se pueden personalizar para un entorno de usuario. Sin embargo, en este ejemplo se proporcionará una línea de base para un proceso típico de planeación, presupuesto y previsión para el ciclo de aprobación y rechazo.

Adición de nuevas líneas

La adición de nuevas líneas es un escenario común para los IW cuando realizan un presupuesto. Generalmente, los formularios de entrada que están preconfigurados no cubren adecuadamente todas las entradas disponibles que un IW desea realizar. Por ejemplo, es posible que se necesite crear un presupuesto y un plan para varias plantillas nuevas para el próximo año fiscal, pero no hay áreas en el formulario de entrada para recopilar las entradas de datos. Sería ideal que los nuevos miembros de dimensión se crearan de forma dinámica y se agregaran al modelo de datos para el presupuesto. Aquí, se proporcionará una breve introducción a las ventajas y desventajas de adoptar dos enfoques

Marcadores de posición (enfoque básico), sin personalización	Miembros dinámicos (enfoque avanzado), requiere personalización
Fácil implementación	Implementación más compleja
No se requiere procesamiento de dimensión OLAP	Se requiere procesamiento de dimensión OLAP
No hay cambios adicionales en la base de datos relacional	Guardar información de miembros nuevos en la base de datos relacional
El IW debe usar los marcadores de posición disponibles	El IW puede agregar nuevos miembros según sea necesario
No se pueden cambiar las propiedades de los marcadores de posición	El IW puede agregar nuevos miembros con propiedades asociadas

Enfoque básico

En la dimensión de empleado, cree previamente un número fijo de miembros de marcador de posición. En la solución, se generó una serie de miembros que empiezan con TBH (pendiente de contratación) para su uso en la definición del presupuesto de las nuevas contrataciones de empleados.

Observe que solo los empleados válidos para “Northeast Division” se muestran en el formulario de presupuesto. Para ello, se debe definir MDX subyacente para ocultar las filas vacías. Tenga en cuenta que NED en la consulta MDX significa Northeast Division en la dimensión geográfica.

NON EMPTY

{
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{ HIERARCHIZE (DESCENDANTS([Employee].[Employees].[All Employees], 0, AFTER), POST)}
   ,
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{[Employee].[Employees].[All]}

} ON ROWS

Debido a que se ocultan las filas vacías, es importante colocar datos en los miembros de marcador de posición para que cuando se ejecute la consulta también se devuelvan las filas de miembros de marcador de posición.

Enfoque avanzado

El enfoque avanzado requiere que se cree una personalización en la plataforma para satisfacer los requisitos del IW. La personalización tendrá los siguientes componentes:

Una lista de SharePoint basada en un tipo de contenido externo para recopilar nuevos empleados y sus propiedades. Para obtener más información, vea el tema sobre el procedimiento para crear tipos de contenido externo. La característica Tipo de contenido externo de SharePoint es muy útil para exponer datos de la aplicación, como tablas de dimensiones y jerarquías directamente para el IW.
VBA en Excel para procesar la dimensión de Analysis Services. (Nota: el usuario necesitará permisos de procesamiento para la base de datos Analysis Services).

El IW, a continuación, realizará lo siguiente cuando se agreguen nuevas líneas:

Vaya a SharePoint y agregue el nuevo empleado y sus detalles
Desde el formulario de Excel, ejecute VBA para el procesamiento de dimensiones
Continuación del presupuesto desde la tabla dinámica de Excel

En nuestro ejemplo, agregar un nuevo elemento de lista a través de una lista de SharePoint creará un nuevo registro en la tabla de dimensiones del almacén de datos. Según la configuración de la definición de la jerarquía en SSAS, este nuevo registro se procesará automáticamente en un miembro de una jerarquía una vez que se realice un comando de proceso en la dimensión de SSAS. En esencia, se podría permitir que los IW realizaran directamente las actualizaciones necesarias de los registros que ya conocen y que afectarán directamente a la forma en que ven los datos de las tablas dinámicas y otras herramientas de cliente.

Es importante destacar que las actualizaciones se realizan en una lista plana de elementos con la estructura de jerarquía de SSAS que se deriva de los campos de propiedades de esos elementos. Esto ocurre con las jerarquías basadas en equipos y niveles.

VBA para el procesamiento de una dimensión de Analysis Services

A continuación se muestra un ejemplo de procesamiento de nuevos miembros de dimensiones de una macro definida en un libro de Excel 2010. La macro se conectará con una instancia del servidor de SSAS y emitirá un comando XMLA para el procesamiento de la dimensión. Observe que se usó 'ProcessAdd' como el tipo de proceso. Esto es importante ya que es la opción más rápida cuando se agregan nuevos miembros a una dimensión. Evite la necesidad de usar ProcessFull, ya que esto ocasionaría que se procesaran los cubos relacionados.

Sub ProcessAddEmployee()

 Dim connection As New ADODB.connection
 Dim xmlaCommand As New ADODB.Command

 Dim ServerName As String
 Dim DatabaseName As String
 Dim DimensionName As String

 ServerName = "kepion02"
 DatabaseName = "AdventureWorks Planning"
 DimensionName = "Employee_All_Employee"

 connection.Open("Provider=MSOLAP;Data Source=" & ServerName _
       & ";Initial Catalog=" & DatabaseName & ";" _
       & "Integrated Security = SSPI;")

 xmlaCommand.ActiveConnection = connection
 xmlaCommand.CommandTimeout = 120 ' 120 seconds

 xmlaCommand.CommandText = _
 "<Batch https://schemas.microsoft.com/analysisservices/2003/engine"">" & _
 "<Parallel>" & _
  "<Process>" & _
   "<Object>" & _
    "<DatabaseID>" & DatabaseName & "</DatabaseID>" & _
    "<DimensionID>" & DimensionName & "</DimensionID>" & _
   "</Object>" & _
   "<Type>ProcessAdd</Type>" & _
   "<WriteBackTableCreation>UseExisting</WriteBackTableCreation>" & _
  "</Process>" & _
 "</Parallel>" & _
 "</Batch>"

 xmlaCommand.Execute()
 connection.Close()

End Sub

Esta macro también puede asociarse con un botón de la barra de herramientas de acceso rápido de Excel. Esto permite que el usuario encuentre de forma rápida y fácil la macro durante la planeación y la definición del presupuesto.

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