Creación de formularios e informes para escenarios y soluciones de planeación de BI

Artículo
04/20/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010 Enterprise

Última modificación del tema: 2015-03-09

Acerca de la creación de formularios e informes

Los formularios e informes de planeación financiera pueden crearse a partir de modelos de datos multidimensionales mediante tablas dinámicas de Microsoft Excel 2010. Aquí se definirán los formularios como tablas dinámicas de planeación usadas para la recopilación de datos del plan. Por su parte, los informes son tablas dinámicas de solo lectura y se usan principalmente para crear informes. Nos enfocaremos en los formularios de plan. Es importante tener en cuenta que hay dos tipos de tablas dinámicas, uno que se incluye de forma nativa en Excel 2010 y otro que forma parte del complemento de PowerPivot. Veremos todos los beneficios que incluyen ambos tipos de tablas dinámicas. Entre los beneficios de crear formularios e informes en Excel 2010, están:

Las tablas dinámicas habilitadas para escritura diferida permiten a los trabajadores de la información (IW) publicar actualizaciones en cubos de SQL Server Analysis Services.
La funcionalidad "Whatif" permite a los IW evaluar los cambios "sobre la marcha" en los cubos de SSAS.
Habilitar la propagación y la entrada de asignación en cubos de SSAS.
Conjuntos de tablas dinámicas para crear definiciones de ejes comunes (fila, columna, etc.) para facilitar su reutilización en otros formularios e informes.
Compatibilidad con MDX en cubos de SSAS al definir conjuntos.
Publicar en SharePoint para requisitos de informes web.
Acceso completo a las funciones de formato nativas de Excel.
Entorno conocido de Excel para que trabajen los IW.

Sin embargo, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

La escritura diferida en las tablas dinámicas proporciona poco control sobre qué áreas deben estar disponibles para la entrada. Los diseñadores podrían tener que actualizar manualmente regiones de la tabla dinámica para mostrar la disponibilidad para la entrada; sin embargo, no podrán impedir la entrada de datos en esas áreas, a menos que estén protegidas a través de la seguridad de SSAS.
El uso de seguridad para definir regiones de datos actualizables en tablas dinámicas puede provocar que sea más difícil mantener la configuración de seguridad.
La creación de expresiones dinámicas para las definiciones de fila y columna puede ser difícil. La capacidad de seleccionar un solo miembro en las dimensiones puede ser tediosa y agotadora.
La imposibilidad de los IW para ver todos los cambios realizados actualmente al modelo de datos podría causar confusión con respecto a lo que se ha publicado en última instancia.
Imposibilidad para enviar anotaciones junto con actualizaciones de los datos financieros

En esta sección, nos centraremos en la creación de un formulario de ejemplo para demostrar cierta flexibilidad que se encuentra dentro del diseñador de tablas dinámicas de Excel. El esquema de cómo crear el formulario de ejemplo es el siguiente:

Creación de tablas dinámicas

Establecer la conexión con el modelo de datos.
Crear la tabla dinámica.
Diseñar conjuntos mediante MDX.
Elegir el diseño.
Publicar en SharePoint.

Conectarse con el modelo de datos

Antes de crear un formulario, establezca una conexión con el modelo de datos. Conéctese con el servidor de SQL Server 2008 Analysis Services desde Excel y vea los cubos disponibles que puede usar para la planeación.
Para obtener un formulario de ejemplo, conéctese con el cubo de previsión desde la base de datos "AdventureWorks Planning".

También se puede establecer una conexión con el modelo de PowerPivot para crear el formulario. Primero, abra el archivo de libro que almacena el modelo de PowerPivot. Esto se puede hacer desde el equipo cliente local o desde una galería de PowerPivot de SharePoint. Comience por insertar una tabla dinámica en la ubicación de la hoja de cálculo que desee. A continuación, seleccione Conexiones existentes, donde puede seleccionar el modelo de PowerPivot local a partir del cual desee crear el formulario. Una vez seleccionado, puede comenzar a crear el formulario.

Crear la tabla dinámica

Las tablas dinámicas se crean mediante la definición de su eje. Los ejes de una tabla dinámica incluyen fila, columna, filtro y datos. Se debe comenzar por seleccionar en el modelo de datos las propiedades y dimensiones adecuadas que se van a colocar en cada uno de los ejes, mediante la selección de la lista de campos de tabla dinámica. Para el formulario de ejemplo, los datos se muestran en la tabla siguiente.

Fila	Columna	Filtro	Datos
Product.ProductGroup	Time	Geography	Value
Product.ProductSubGroup		Scenario
Product.MemberName		Account

Consideraciones a tener en cuenta al crear el formulario de planeación:

Use el diseño del informe como "Mostrar en formato tabular". Esto permite un etiquetado claro en encabezados de fila y proporciona un formato compacto para los datos que se muestran en el formulario
Use los conjuntos de tablas dinámicas para crear diseños asimétricos, como en las columnas donde 'Actual' es para los tres primeros meses, seguidos de 'Forecast' para los meses del año restantes. Si guarda la definición de columna en los conjuntos, se simplificará su reutilización en otros formularios.
Usar las opciones de presentación de la tabla dinámica para suprimir filas vacías mediante la anulación de la selección de 'Mostrar elementos sin datos en las filas'
Como regla general del diseño de formularios, suele ser una buena idea mantener grandes rangos de entrada contiguos juntos, en lugar de tener varias secciones separadas con grandes espacios entre ellas. Esto es especialmente cierto cuando los datos del plan tienen regiones de datos contiguas con lógica de cálculo similar. ¿Por qué es esto importante? Los IW usarán con frecuencia el método de arrastrar y rellenar de Excel cuando rellenen las fórmulas en la hoja y, mantener las secciones de entrada contiguas juntas, hará que les resulte más fácil a los IW usar dicho método.

Formularios personalizados MDX

Para generar más informes personalizados a partir de los cubos de Analysis Services, los especialistas de TI pueden usar MDX para desarrollar un formulario a través de conjuntos de tablas dinámicas. Para iniciar conjuntos de tablas dinámicas, seleccione Campos, elementos y conjuntos en Cálculos, en Herramientas de tabla dinámica. A continuación, seleccione Administrar conjuntos. Aquí se puede crear un nuevo conjunto para filas, columnas y filtros al pegar en el MDX predefinido.

Una vez creados los conjuntos, se puede volver a la lista de campos de tabla dinámica y usar estos conjuntos para definir los campos Fila, Columna y Filtro.

Elegir el diseño

Con el diseño de tabla dinámica, se pueden crear formularios con formato personalizado que muestren los datos en el formato más adecuado para la entrada. Aquí, para el escenario de planeación, usaremos el código de color blanco para las secciones de solo lectura, amarillo para las secciones para la entrada del plan y gris para las secciones que se calculan.

Excel 2010 proporciona un editor de formato enriquecido que puede aprovecharse para realizar diversas funciones de formato.

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